Productaanvraag: Volg de heer Gruber

De heer Gruber volgen we tijdens de uitbesteding van zijn maatwerk productie bij We R Asia. De stappen uit de tijdslijn / productiecyclus worden stap voor stap belicht, toegespitst op zijn productwensen.

1.Kennismaking
De heer Gruber is op zoek naar een leverancier voor de maatwerk productie van zijn bestek, welke hij levert aan verschillende hotels en restaurants in Europa. Hij toetst in op Google: “uitbesteden van maatwerk productie China”. We R Asia verschijnt op zijn scherm, hij pakt de telefoon en maakt een afspraak. De heer Gruber en de relatiemanager van We R Asia komen overeen elkaar te ontmoeten op zijn kantoor te München.

2.Productwensen
De heer Gruber geeft aan dat de volgende productspecificaties van belang zijn:

• bestek in de vorm van een mes, vork, soeplepel, koffielepel en cake vork,
  geschikt voor hotels en restaurants,
• aantal van 50.000 stuks per vorm,
• het materiaal is roestvrij staal 18/0 met een dikte van 2,0mm,
• ontwerpen op basis van zijn tekeningen,
• hand gepolijst,
• logo gestanst in achterzijde,
• verpakt per stuk in een plastic folie,
• per 12 stuks in een doosje,
• per 480 stuks in een export karton
• geleverd binnen 110 dagen in zijn opslaglocatie te München.

3.Leveranciersselectie
Een Engelse vertaling van de productchecklist wordt per email verstuurd naar haar medewerkers te China en wordt telefonisch toegelicht. De Chinese medewerker raadpleegt de database met leveranciers en selecteert er drie. Voor een van haar Nederlandse klanten besteedt We R Asia namelijk ook de maatwerk productie van hotel en restaurant bestek uit. Deze leveranciers voldoen aan de voorwaarde uit de leverancierschecklist en sluiten aan bij de specifieke productwensen van de heer Gruber.

4.Onderhandelingen
Met alle drie de leveranciers voor hotel en restaurant bestek worden afspraken gepland voor de onderhandelingen. Eén leverancier valt af, omdat deze niet binnen de gestelde 50 dagen de gewenste aantallen kan produceren. Transport per zeevracht neemt 30 tot 40 dagen in beslag en de productie van gereedschappen en de samples een 20 dagen. De Chinese medewerker presenteert beide prijsuitwerkingen in een Excel sheet aan de relatiemanager te Nederland en licht deze telefonisch toe.

5.Prijsuitwerkingen
Samen met de heer Gruber wordt besloten voor de kleinere leverancier te gaan. Deze is scherper in prijs, toont meer bereidheid tot samenwerken en geeft aan geen extra kosten te rekenen voor het openen van de gereedschappen. De gereedschappen zijn immers benodigd omdat de heer Gruber zijn eigen modellen wil laten produceren. De heer Gruber is gelukkig met de prijsuitwerking, omdat de prijzen 30% goedkoper zijn dan waar hij nu voor inkoopt.

6.Prototypes
De totale levertijd voor de prototypes van de heer Gruber zijn bestek bedragen een 20 dagen. De leverancier heeft 10 dagen nodig om de gereedschappen te openen en vervolgens 5 dagen om de prototypes te produceren. Na kwaliteitscontrole door de medewerkers van We R Asia te China worden de prototypes per luchtvracht naar haar kantoor te Nederland verzonden. Tijdens de vervolg afspraak bekijken zij gezamenlijk de prototypes.

7.Start Productie
De prototypes zijn precies zoals de heer Gruber zich had voorgesteld. De Chinese medewerkers van We R Asia stemmen het productieschema af met de leverancier voor het hotel en restaurant bestek. De heer Gruber geeft aan dat de levertijd heel belangrijk is, omdat hij een van zijn grote klanten belooft heeft binnen 70 dagen te leveren.

8.Kwaliteitscontroles
Een van de Europese medewerkers te China wordt aangesteld om de Chinese medewerker te ondersteunen bij de verschillende kwaliteitscontroles. De heer Gruber ontvangt elke week een update over de vorderingen in productie en de resultaten uit de kwaliteitscontroles.

9.Transport & Douaneactiviteiten
Na het succesvol volbrengen van de laatste kwaliteitscontrole resulteert dit in hotel en restaurant bestek welke overeenkomen met de door de heer Gruber goedgekeurde prototypes. De heer Gruber kiest voor levering per zeevracht, wat een 30 tot 40 dagen in beslag neemt. De relatiemanager besteld bij haar transportpartner een 20Foot container en de Chinese medewerker maakt samen met de douanebeambten de juiste exportdocumentatie op.

10.Nazorg
Na aflevering van het restaurant en hotel bestek in zijn opslaglocatie ontvangt de heer Gruber een telefoontje van de relatiemanager van We R Asia. Zij plannen een afspraak in om gezamenlijk de kwaliteit van de geleverde producten te bekijken. De vele momenten van kwaliteitscontrole in China staan garant voor een product geleverd volgens goedgekeurde prototypes, de kwaliteitscontrole verloopt daarom soepel. De heer Gruber geeft aan binnen drie maanden een vervolg bestelling te willen plaatsen.